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Aprendé a utilizar un Reporte A3 para afrontar los problemas en tu organización

Roberto Jimeno

Ingeniero Industrial (UTN)
Especialista en mejora de procesos
Lean Manufacturing | Lean Six Sigma | Project Management

3 febrero, 2022

En este artículo, Roberto Jimeno nos enseña cómo realizar paso a paso un Reporte A3, metodología fundamental del Lean Management que sirve para resolver problemas de manera rápida y eficiente. Al final del artículo, vas a encontrar una plantilla descargable con el modelo de Reporte que te proponemos para que lo empieces a implementar.

¿Qué es un Reporte A3?

El Reporte A3 (también se lo puede conocer como Informe A3 o Formulario A3) es una metodología muy útil del Lean Management que permite solucionar problemas de manera estructurada mediante la ejecución de una serie de pasos que se ubican dentro de una hoja de tamaño A3 para facilitar su comprensión.

El nombre de este reporte surge del tamaño que se utiliza para su diseño (formato A3, dimensiones= 297 mm x 420 mm).

Cabe mencionar que este reporte está relacionado directamente con el ciclo Planificar, Hacer, Verificar, Actuar (PHVA) de la mejora continua. Cada paso de A3 se encuadra dentro de dicho ciclo.

Metodología de Resolución de Problemas

Muchas veces, nos encontramos en nuestras organizaciones frente a problemas que debemos solucionar para poder continuar con nuestra operatoria diaria.

Ante estos problemas, hay veces que podemos tomar decisiones rápidamente y encontrar una solución inmediata. Sin embargo, la mayoría de las veces, necesitamos determinar la causa raíz del problema.

Para esto, habrá que hacer un análisis en profundidad para encontrar una solución definitiva y permanente en el tiempo. En el entorno de la Mejora Continua, a este proceso se lo llama comúnmente “Metodología de Resolución de Problemas”.

Características principales del Reporte A3

1) Es una metodología fundamental del Lean.

2) Se utiliza en todo tipo de organizaciones.

3) Se focaliza en la resolución de problemas mediante un análisis completo.

4) Busca la participación y el trabajo en equipo para la resolución de problemas complejos.

5) Es de fácil aplicación, ya que solo vas a necesitar una hoja A3 y un lápiz (o, simplemente, el archivo que te dejamos para que te descargues en este artículo 😉).

 

Objetivos del Reporte A3

1) Resolver los problemas que surgen en las organizaciones.

2) Reducir la posibilidad de que los mismos sean recurrentes

3) Encontrar la causa raíz y eliminarla desde el inicio.

4) Fomentar la participación y el trabajo en equipo en la resolución de problemas.

5) Representar mediante gráficos la situación del problema para una mayor comprensión.

 

Pasos para elaborar un Reporte A3

Los pasos para elaborar un Reporte A3 pueden variar mínimamente dependiendo el formulario que utilicemos pero, básicamente, la estructura y los pasos en sí son similares en todos los casos. Para simplificar la explicación, tomaremos como ejemplo el siguiente formato genérico, el cual les dejamos a disposición al final del artículo para que lo descarguen e implementen ustedes mismos. 

Definiciones

Título: ¿Cuál es el propósito del A3? En el encabezado, además, podemos agregar la fecha, el número de A3, el sector de la organización, etc.

Background: ¿Cómo se relaciona esto con los objetivos corporativos y/o departamentales? ¿Cuál es la deficiencia? Acá debemos clarificar el inconveniente.

Condiciones iniciales: ¿Cuál es el desempeño actual? ¿Cómo se ve? En este punto, tendremos que comprender la situación actual, ir al gemba (piso de fábrica, lugar donde suceden las cosas) para desglosar el problema. En este paso, son de utilidad los gráficos de recorrido, diagrama de spaghetti, flujogramas, mapas de flujo de valor, etc.

Objetivos: ¿Cómo sabremos si el proyecto tiene éxito? ¿Qué estándar objetivo o base de comparación se utilizará? Acá nos propondremos objetivos del tipo SMART, es decir, específicos, medibles, asignables, realistas y que se puedan realizar en un tiempo determinado.

Análisis: ¿Qué herramientas, métodos, procesos, etc. se utilizarán? La representación mediante gráficos (tormenta de ideas, diagrama causa-efecto, 5 por qué, 5w+1h, etc.) nos puede ayudar a encontrar la causa raíz del problema.

Contramedidas y resultados esperados: ¿Cuáles son las recomendaciones? ¿Qué efecto medible se prevé que tendrá la contramedida sobre el problema? Acá debemos seleccionar y priorizar las propuestas seleccionadas, para la situación futura. En este paso es importante el uso de las matrices de priorización tales como esfuerzo-impacto, o costo-beneficio.

Plan de Implementación: ¿Qué pasos son necesarios para implementar la contramedida aprobada? ¿Cuál es la línea de tiempo? ¿Qué son las interdependencias y, por lo tanto, la secuencia adecuada? ¿Cuáles son las responsabilidades? Acá tendremos que armar el plan de acción, con los responsables y las fechas pactadas, respondiendo a las preguntas ¿qué?, ¿quién? y ¿cuándo?.

Plan de Seguimiento: ¿Cómo mediremos? Si no observamos el resultado previsto, debemos volver a examinar el análisis de causa y efecto, lo que nos servirá como oportunidad de aprendizaje. ¿Cómo y con qué frecuencia se recopilarán y compartirán los resultados? ¿Cómo se compartirá el aprendizaje con la organización? Acá, realizaremos el seguimiento mediante cronogramas de ejecución y avance.

Los que yo suelo utilizar como medición de avance son: el ciclo PDCA, la medición del porcentaje de avance del 0 al 100%, o, también, el semáforo verde/ amarillo/ rojo (indicado si las actividades están terminadas, en curso, o pendientes, respectivamente).

¿Cómo lo llevamos a la práctica?

La secuencia que recomiendo es la siguiente:
1) Definición del problema a analizar.
2) Definición del equipo de trabajo.
3) Elaboración del Reporte A3.
4) Ejecución de los pasos correspondientes.
5) Implementación y seguimiento.

Hacé tu propio reporte A3

Descargá la plantilla editable y/o para imprimir del Reporte A3 sugerido en este artículo ¡Es gratis!

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