¿Estás buscando mejorar los procesos de elaboración de tus productos o servicios con una herramienta visual y de fácil comprensión? Un Mapa de Flujo de Valor puede ayudarte a cumplir este objetivo. En este artículo, te invito a conocer esta herramienta, cómo utilizarla y, por qué no, animarte a implementarla en tu organización ¿Y la mejor parte? Puede usarse en cualquier tipo de organización: no sólo las grandes empresas pueden aprovechar sus beneficios.
Roberto Jimeno
Especialista en mejora continua de procesos
Ing. Industrial UTN BA
Lean Manufacturing | Lean Six Sigma | Project Management
¿A qué nos referimos cuando hablamos de Value Stream Mapping?
Lo primero que se nos viene a la mente decir es que es una de las herramientas principales del Lean Management y que se trata básicamente de un dibujo que utiliza una simbología estándar, que nos permite representar el proceso actual de una o varias familias de productos o servicios que realizamos en nuestra empresa.
La herramienta sirve para visualizar los flujos de materiales y de información necesarios para llevarlos a cabo, así como también sus respectivos tiempos de elaboración. Además, nos permite analizar el agregado de valor de las actividades e identificar aquellas que no agregan valor (las denominadas desperdicios), lo cual nos servirá para transformarlas en oportunidades de mejora para optimizar dichos procesos.
Esa podría ser una posible respuesta o explicación, de manera muy resumida, de lo que significa el Value Stream Mapping, en el supuesto caso que nos lo preguntara algún familiar, o algún amigo en una charla de café.
La idea en este artículo es adentrarnos en el fabuloso mundo del Value Stream Mapping, comprender su significado, los pasos para su elaboración, la amplitud de su alcance, y las ventajas y beneficios que nos trae la correcta utilización de la herramienta, desde el punto de vista gerencial.
Comprender el significado de sus palabras:
Value Stream Mapping
Value (Valor): las actividades generan valor para el cliente, es decir lo que el cliente está dispuesto a pagar por nuestros productos o servicios.
Stream (Flujo): la secuencia de actividades necesarias para elaborar dichos productos o servicios.
Mapping (Mapa): la vista panorámica de las actividades de nuestros procesos, con la información completa.
Un poco de historia
El Value Stream Mapping tiene sus inicios en la empresa Toyota, donde la herramienta fue desarrollada para su uso selectivo con proveedores. El tema principal de estudio eran los flujos de materiales e información de éstos. En 1945, Toyota comenzó la implementación de Lean reduciendo los tiempos de alistamiento y cambios de herramientas, mostrando excelentes resultados.
Luego, Jim Womack y Dan Jones introdujeron el concepto de “Value Stream”, y en el libro Lean Thinking, hablaron sobre la forma de realizarlo. Si bien el libro tenía un ejemplo y descripciones, el proceso aún no había sido establecido.
En aquel tiempo, Mike Rother había comenzado a interesarse en el mapa de flujo de material e información de Toyota, a través de lo cual conoció a Jim y Dan y su trabajo.
Mike fue el autor principal del libro Learning to See publicado en 1998, donde Dan y Jim colaboraron dando a conocer los términos “Value Stream” y “Value Stream Mapping”. Sobre este libro, del cual recomendamos su completa lectura, nos basaremos para la redacción de este artículo, y a partir de ahora lo llamaremos Mapa de Flujo de Valor.
Entonces, ¿qué es el Mapa de Flujo de Valor?
El Mapa de Flujo de Valor es una herramienta del Lean Management que permite representar gráficamente los “flujos” necesarios para la elaboración de un producto y/o servicio, desde el inicio hasta su entrega final al cliente, entendiéndose por flujos a los materiales, información, procesos y tiempos.
Fuente: “Observar para crear valor”, de Mike Rother y John Shook.
Características
- Es una herramienta fundamental del Lean.
- Se utiliza principalmente en procesos industriales, pero también es adaptable a todo tipo de procesos y a todo tipo de niveles.
- Se focaliza en la determinación de la cadena de valor para el cliente.
- Busca la eliminación de desperdicios que no agreguen valor al cliente.
- Se elabora en equipo.
Objetivos
- Optimizar los procesos de elaboración de productos o servicios.
- Reducir los tiempos de entrega al cliente (Lead Time).
- Incorporar a los proveedores y clientes como parte de análisis del proceso.
- Representar el estado actual del proceso y diseñar un estado futuro más eficiente.
- Identificar las actividades que no crean valor.
¿Cómo nos puede ayudar?
El Mapa de Flujo de Valor nos puede ayudar para el gerenciamiento de las mejoras en las empresas, gracias a que es una metodología estructurada de análisis que involucra al personal de distintos niveles que participa en el proceso. Esta herramienta nos permite distinguir entre valor y desperdicios, y deshacernos de estos últimos.
¿Cuáles son los beneficios? ¿Y los beneficiarios?
- Es una herramienta visual de fácil comprensión.
- Utiliza una simbología estandarizada a nivel mundial.
- Permite identificar las oportunidades de mejora de los procesos.
- Promueve el análisis de las mejoras mediante el trabajo en equipo.
- Por lo tanto, los beneficiarios entre otros son: directores, gerentes, supervisores, ingenieros, técnicos, programadores, operarios, proveedores, clientes, etc.
Pasos para elaborar un Mapa de Flujo de Valor
1) Lo primero que debemos conocer para la construcción del VSM es el contexto de la organización, mediante un simple análisis SIPOC: (Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers).
2) En segundo lugar, debemos seleccionar la familia de productos a mapear, que son aquellos productos con mayor similitud entre las etapas de sus procesos.
3) Una vez definida la familia de productos que vamos a mapear, debemos seguir las siguientes 3 etapas: Dibujo del estado actual – Dibujo del estado futuro – Plan de trabajo y ejecución
¿Cómo lo llevamos a la práctica?
A lo largo de mi carrera, me ha tocado participar en diferentes proyectos de elaboración de Mapas de Flujos de Valor. La metodología que recomiendo es la siguiente:
- Lanzamiento del proyecto (Kick-off)
- Elaboración de los Mapas de Flujo de Valor, a nivel macro.
- Elaboración de los Mapas de Flujo de Valor, a nivel sub-procesos.
- Identificación de las oportunidades de mejora.
- Validación de los Mapas de Flujo de Valor.
- Priorización de las oportunidades de mejora.
- Definición del plan de acción.
- Implementación y seguimiento.
Mejora Continua, ¿cuál es el vínculo?
Como hemos mencionado, la herramienta es fundamental para el analizar y realizar mejoras en la empresa, y tiene relación directa con el ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act) ya que, partiendo de un estado de situación actual, y trabajando en equipo, nos proponemos un plan de acción determinado para alcanzar la situación futura ideal o deseable. De esta manera se refuerza la expresión que el ciclo del “futuro que se transforma en presente”, o, dicho de otra manera, lo que buscamos es estar “hoy mejor que ayer, y mañana mejor que hoy”.
