Auditorías remotas de sistemas de gestión: ¿Llegaron para quedarse?

Durante la pandemia, nos replanteamos muchas cosas. Los procesos de certificación no quedaron afuera. ¿Qué tan eficaces fueron las experiencias remotas? ¿Cómo las experimentaron aquellas personas que fueron parte? En este artículo, recorremos cuáles fueron los desafíos presentados durante el 2020, cómo tuvieron que adaptarse las auditorías para seguir desarrollándose y qué expectativas tienen en el futuro.

Daniel Alberto Basualdo

Daniel Alberto Basualdo

Líder de Desarrollo de Producto

Lic. en Ciencia y Tecnología de Alimentos (UBA)
Especialista en Higiene y Seguridad (UBA)
Auditor Líder ISO 9001 / 14001 / 45001
Auditor Interno ISO 27001 / 17020.

Las auditorías remotas son aquellas auditorías que se llevan a cabo en una empresa mediante la utilización de herramientas TIC. Una de sus características principales es que el auditor no se encuentra en el emplazamiento físico auditado.

Desde hace varios años, el uso de estas técnicas está presente como una modalidad válida para los procesos de auditorías. De hecho, en la Norma ISO 19011:2018 “Directrices para la auditoría de sistemas de gestión”, se las menciona para aquellos casos en que los métodos “cara a cara” no sean posibles o deseables. En el caso de auditorías de tercera parte, previo a la pandemia, ya existían documentos oficiales, como el del Foro Internacional de Acreditación (IAF), en el que, a través del MD 4:2018 “Documento mandatorio para el uso de tecnologías de información y documentación para propósitos de auditoría”, quedaban definidos requerimientos de seguridad, confidencialidad y de proceso que debe seguir todo ente de certificación acreditado.

Con la llegada de la pandemia de COVID-19, la palabra “remoto” empezó a ser utilizada en varios aspectos de nuestra vida. Y no quedó otra alternativa que familiarizarnos con ella. En el área laboral, por ejemplo, el teletrabajo se convirtió en la modalidad predominante. Algunas organizaciones se volcaron totalmente a ella; otras, simplemente adaptaron algunos de sus puestos de trabajo a la misma.

Ahora bien, en el ámbito de las certificaciones… ¿Qué estaba sucediendo? A pesar de que, como ya se ha nombrado, las auditorías remotas eran una técnica avalada, en la práctica no estaban siendo aprovechadas. Durante los primeros meses de pandemia declarada, las organizaciones con sistemas de gestión implementados, y los propios entes de certificación, creían que las auditorías debían posponerse hasta que las condiciones mejoraran. Pero, como ya sabemos, esto no sucedió.

Algunos entes de certificación comenzaron a ofrecer un esquema de modalidad parcialmente remota. La idea era que la primera parte, destinada a realizar el relevamiento documental de los sistemas de gestión, se llevara a cabo de forma remota. Y que la segunda, enfocada en la evaluación de los procesos productivos, in situ.

Lamentablemente, durante lo que siguió del año 2020, la situación sanitaria empeoró en muchos países. Los entes que planteaban la modalidad mixta tuvieron que aceptar la realidad: para continuar con las auditorías, había que realizarlas remotamente, al 100%. De igual manera, cabe mencionar que hubo algunos entes de certificación que sí plantearon las auditorías completamente remotas desde el comienzo de la pandemia, y prácticamente no llevaron a cabo auditorías mixtas.

Como en todo cambio, no tardaron en llegar los primeros problemas. Del lado de los entes de certificación hubo resistencia a una modalidad 100 % remota para la evaluación de ciertos estándares (por ejemplo, la ISO 14001 e ISO 45001). Uno de los argumentos era que, para algunas cuestiones a relevar, “el ojo del auditor” era fundamental en el terreno para determinar conformidad.

Luz verde a las auditorías remotas: datos que hablan

Durante el primer semestre del 2021, y en un trabajo en conjunto, la Organización Internacional de Normalización (ISO), el Foro Internacional de Acreditadores (IAF) y la Cooperación Internacional de Acreditación de Laboratorios (ILAC) realizaron una encuesta para abordar las experiencias de personas que habían participado en auditorías, asesoramientos o evaluaciones remotas y vislumbrar las expectativas a futuro de las mismas. 

La encuesta contó con las respuestas de 4320 personas, de las cuales 3709 habían participado de una auditoría, asesoramiento o evaluación remota en el último año, siendo parte del equipo encargado de auditar, o como parte de la organización auditada.

Los resultados son sorprendentes. A pesar de las reticencias que parecieron presentarse al principio de la pandemia, la inmensa mayoría de los encuestados manifestó encontrarse “satisfecha” (71%) o “de alguna manera satisfecha” (26%) con la experiencia.

¿Qué esperar a futuro?

Hoy, casi finalizando 2021 y estando aún en pandemia, muchas organizaciones están volviendo a la presencialidad. Otras, adoptando un proceso mixto remoto / presencial y algunas, con un esquema remoto total.

Más allá de la realidad de cada organización, las auditorías remotas han demostrado ser eficaces para la evaluación de la conformidad de distintos estándares. El 56% de los encuestados consideran que la efectividad de la auditoría no fue menor comparada a las tradicionales in situ.

Si bien no se puede negar que la evolución de la transformación digital en las organizaciones (uso de aplicaciones de reuniones virtuales, mejora de la conectividad, etc.) ha facilitado el desarrollo de las auditorías remotas, en la práctica las dificultades no tardaron en aparecer.

 

El 37% de los encuestados manifestaron que habían experimentado algún tipo de interrupción durante la auditoría debido a una conexión mala a internet, y el 42 % encontró que la efectividad de las Tecnologías de la Información (IT) -MS Teams, Zoom, WebEx, etc.- usadas para ejecutar la auditoría remota resultaron restrictivas.

La pandemia terminará y las auditorías remotas en muchos casos serán efectuadas, ya no por motivaciones de índole sanitaria, sino por conveniencia y efectividad.

Esto se puede predecir a partir de los hallazgos de la encuesta de ISO, IAF e ILAC. Los encuestados respondieron que los mayores beneficios de las auditorías remotas fueron:

%

posibilidad de mantener las certificaciones y acreditaciones

%

reducción de los riesgos de viaje durante la pandemia

%

reducción de los tiempos y costos de viaje

%

reducción de la huella ecológica

En cuanto a la realidad de las auditorías de tercera parte, también se puede pronosticar que quedarán supeditadas a lo que permitan los organismos que controlan los procesos de certificación de sistemas de gestión en el futuro, como el IAF y los entes de acreditación de cada país. En los programas de auditorías internas convivirán auditorías remotas y presenciales, donde cada organización podrá optar por la que mejor se adapte a sus circunstancias.

En caso de que no ya no existieran restricciones por la pandemia, el 60% de los encuestados preferiría auditorías “híbridas”, en las cuales algunas partes se hagan in situ, y otras, remotamente. El 21% preferirían las auditorías tradicionales (in situ), y el 19% preferirían auditorías 100% remotas, con conexión a través de herramientas digitales.

Más allá de las oportunidades de mejora que se presentaron en la práctica, queda claro que las auditorías remotas ya no serán dejadas de lado. Su validez quedó demostrada (reducción de riesgos y tiempos de viaje, ahorro de costos, etc.).

Estos beneficios, sumados a la predisposición de las personas involucradas en las mismas, dejan el terreno allanado para que se ejecuten. Algunos entes de certificación, incluso, están desarrollando herramientas para afianzar y mejorar las prácticas de las mismas.

Podés acceder al documento completo elaborado por ISO, IAF e ILAC con los resultados de la encuesta ingresando aquí: Leer más

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